欠款公司在收到对方公司给的催款函时候，在回函的时候怎么来写才不会影响到双方合作关系。下面就和找法网小编一起来看一下催款函回函怎么写。
一、什么是催款函?
催款函是一种催交款项的文书，是交款单位或个人在超过规定期限，未按时交付款项时使用的通知书。
(一)催款函的形式
①便函式：以信函的形式写作。
②表格式：人们在长期实践基础上约定俗成的固定表格，使用时直接填写即可。
(二)催款函的作用
①查询：催款函可以及时了解对方单位拖欠款的原因，沟通信息，以便采取相应的对策和措施，协调双方的关系。
②催收：债权方为了加速资金流动以及合理周转，扩大再生产，会对债务有意或无意拖欠付款的行为采取催款措施。通过催款可以及时追回拖欠款，尽可能避免或减少经济损失。
③凭证：如果由于拖欠付款给债权方造成了实际经济损失，催款函又可以起到记载凭证作用，即当催款单位在想有关方面提出追查对方的经济责任时，催款函可以作为一种有力的凭证。
(三)催款函的结构
催款函的结构一般由标题和编号、催款和欠款单位的名称和账号、催收内容、处理意见、落款等五部分组成。
(1)标题和编号
如果催收的是紧急的款项，可在标题前写上“紧急”二字。标题一般要注明编号，以便于查询和联系，并且一旦发生了经济纠纷而走上法庭时，它也是一份有力的凭证。也有的不编号
(2)催款和欠款单位的名称和账号
催款函要清楚、准确地写上双方单位的全称和账号。必要时，要写明催款单位的地址、电话及经办人的姓名，若是银行代办催款的，还必须写明双方开户银行的名称及双方账号名称和账号。
(3)催收内容
这是催款函的主体部分，应清楚、准确、简明地写出双方发生往来的原因、日期、发票号码、欠款的金额及拖欠的情况，比便使受文单位明确情况，及时地交款。
(4)处理意见
催款方在催款函上提出处理办法和意见。这种意见一般都是从以下三个方面予以说明：
①要求欠款户说明拖欠的原因。
②重新确定一个付款的期限，希望对方按时如数交付欠款。
③再次逾期不归还欠款将采取的罚金或其他措施。
(5)落款
写明催款单位的全称，并加盖公章，然后注明发文日期。
二、催款函回复范文是怎样的?
致：XXXXX有限公司
贵司于XXXX年XX月XX日向我司发送的《催款函》我公司已收悉，现回复如下：
因我公司目前资金紧张暂时无法一次性全额支付所欠贵公司款项，我公司恳请贵司给予一定的宽限期。我公司承诺在2015年XX月XX日前支付所欠款项的50%，剩余50%在2015年XX月XX日前付清。望贵司给予理解与支持。
顺颂!
商祺!
XXXXX有限公司
2015年XX月XX日
以上是关于催款函回复范文的相关信息，通过上文可以知道催款函不仅起到查询、催收的作用，在自己的权益受到对方没有履行还款义务而受到损害时，也是可以寻求司法救济的，故而在书写催收函时，必须按照既定的格式进行书写。
