每年到了盘点的时候，在盘点收入的时候，记得把欠别人的款项及时给结了，该清理的及时清理，免得被催收。想必很多人都想要了解，催款函的书写结构是怎样的？催款函有什么作用？催款函的格式模板是怎样的？下面由找法网小编为您介绍一下。
1、标题和编号
如果催收的是紧急的款项，可在标题前写上“紧急”二字。标题一般要注明编号，以便于查询和联系，并且一旦发生了经济纠纷而走上法庭时，它也是一份有力的凭证。也有的不编号
2、名称和账号
催款函要清楚、准确地写上双方单位的全称和账号。必要时，要写明催款单位的地址、电话及经办人的姓名，若是银行代办催款的，还必须写明双方开户银行的名称及双方账号名称和账号。
3、催收内容
这是催款函的主体部分，应清楚、准确、简明地写出双方发生往来的原因、日期、发票号码、欠款的金额及拖欠的情况，比便使受文单位明确情况，及时地交款。
4、处理意见
催款方在催款函上提出处理办法和意见。这种意见一般都是从以下三个方面予以说明：
（1）要求欠款户说明拖欠的原因。
（2）重新确定一个付款的期限，希望对方按时如数交付欠款。
（3）再次逾期不归还欠款将采取的罚金或其他措施。
5、落款
写明催款单位的全称，并加盖公章，然后注明发文日期。
1、查询
催款函可以及时了解对方单位拖欠款的原因，沟通信息，以便采取相应的对策和措施，协调双方的关系。
2、催收
债权方为了加速资金流动以及合理周转，扩大再生产，会对债务有意或无意拖欠付款的行为采取催款措施。通过催款可以及时追回拖欠款，尽可能避免或减少经济损失。
3、凭证
如果由于拖欠付款给债权方造成了实际经济损失，催款函又可以起到记载凭证作用，即当催款单位在想有关方面提出追查对方的经济责任时，催款函可以作为一种有力的凭证。
致XXX公司：
首先非常感谢贵公司与我司长期友好的合作，截至XXXX年XX月XX日，我公司帐面尚有贵公司欠款XXXX元（大写人民币XXXX）。按照与贵公司的有关合同协议的约定，贵公司应当在XXXX年XX月XX日之前支付上述款项，但我公司至今仍未受到该笔款项。因此，特请贵公司能够在近期内及时向我公司支付上述款项，如贵司仍不能按期支付，我司将按有关规定(或约定)向贵司追索欠款利息,甚至采取相关法律措施,届时,贵公司可能要承担诉讼而带来的更大损失。
此致
敬礼！
XXXX年XX月XX日
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