收到催款后后应当及时归还欠款，以免造成更大的损失和一些不必要的纠纷，如果在对方催款时有理由不还款，。也应当及时给催款方发催款函的回函，并在回函中说明具体理由。那么催款函回函应该怎么写？催款函回函的格式及范文是怎样的？下面就由找法网小编为您详细介绍。
催款函的目的还是为了将款项按期收回，回函无外乎是体现自己的一个还款计划。
如果合作良好，属于正常拖欠的话给客户一个具体点的还款计划即可，如果自己确实资金困难也可以写上，希望对方谅解，给予宽限还款时日；属于合同执行存在问题可以将问题描述清楚，并要求对方就此问题给出解决方案和计划，把问题解决再谈还款。
回复函的全文由标题、正文、落款三部分构成；
（一）标题
标题不可省略，由发文机关、事由和文种类别（回函）组成，一般不可省略。
（二）正文
包括受文单位、开头用语、答复意见、结尾。受文单位要顶格写；开头用语多为“你公司xx函已收悉，现答复如下，写明来函日期、名称及编号；接着是对来函内容做出的具体答复；结尾用”此复“， ”特此函复“等语作结。
（三）落款
发文机关、日期并加盖公章。
xxx有限责任公司：
贵司 4月27日来函收悉。关于xxx尚欠部分设备款问题，我司本已计划在近期烧坏的发电机由你司负责维修完毕，分清责任并办理正式移交手续后一并解决。但由于你司缺乏城信、不负责任的做法将双方合作期间已出现的矛盾再次推向风口浪尖上。就此次发电机发生故障而言，我方第一时间就通知你司技术人员到场察看检测，分清责任，并请求维修。而作为整套设备供货及安装方的你公司，在未经我方及有关单位办理任何验收移交手续的情况下，是完全有责任和无条件实行“三包”服务的。然而你公司毫无合作诚意，不但报价达10万多元，甚至无理要求我方拆除转子运送至你厂进行维修，其目的不言而喻。为了早日恢复生产减少损失，无奈之下，我方试图联系其他厂家，次日就到达现场，且维修费用仅系你厂价格的三分之一，服务态度、价格差异竟如此之大，令人无法容忍。
从机组拆除后的检测结果来判断，绝多大多数机器故障都是由于设备质量和安装技术欠缺所致，且部分安装上的错误已经无法挽回，尤其是发电机绝缘材料的劣质程度就足以令人对整机质量的质疑，其次是水轮机转轮发现几十处裂痕，随时都有可能发生安全事故，令人无不为之震惊。在一年多的试运行过程中，机组出现问题不断，如轴承窜动、震动、严重噪音、转轮裂痕等，数不胜枚，我站工作人员几乎是带着高度风险来勉强运行机器的，针对上述诸多问题，我司曾就此情况多次发函或传真反馈给你司，要求派出技术人员到现场维修，但并未引起你司的足够重视，且拒不承认属于设备质量问题。至目前为止，不但存在问题得不到解决，甚至还有加剧恶化的迹象，2号发电机的烧坏已是一个警示。尤其是发电机绝缘材料的劣质程度就足以令人对整机质量的质疑，其次是水轮机转轮发现几十处裂痕，随时都有可能发生安全事故，无不为之震惊。在此我们不禁要发问，你公司的产品合格证从何而来？到底还有没有一点质量观念？现在你们唯一能想到的就是货款，但是作为合同受害方的我公司又是一种怎样的心情？至此我公司对你厂生产提供的设备质量已经失去信心，不再抱有解决故障问题的希望，但仍希望通过正常商协途径解决纠纷。经过公司董事会慎重考虑后向你司提出以下意见，请予慎视：
一、十五天内派出技术力量到电站现场解决属你司责任范围内的问题，解决不了的，由我司委托其他厂家解决，费用按实计算，由你司承担。 二、问题解决完毕，双方聘请第三方权威机构按原签订的合同（合同编号：xxx）条款进行逐一验收，同时办理正式移交手续。 三、提供水轮机转轮探伤报告给我司备档。四、满足以上三个条件并分清责任后余款一次性付清你司。 五、我公司仍保留通过诉讼法律最终解决纠纷的权利。
xxx公司
x年x月x日
催款函的回复函要有针对性，措辞简明得体。说明原因时具体明确，言辞不宜太过激烈。以上就是找法网小编为您整理的催款函回函应该怎么写的内容，希望可以帮助到您，若您还有其他问题想要了解，欢迎登陆找法网法律平台，我们的律师会对您的疑问进行专业的解答。
