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撰写商务公函的注意事项

来源: 找法网 2018-07-03 17:19 0阅读 0点赞 0转发

  在公文中,商务公函的使用最为灵活,行文方向没有严格的限制,主要适用于不相隶属机关单位之间,有时也适用于平级机关、上下级机关之间的行文。在一定条件下,可以代行“通知”、“报告”、“请示”、“批复”的功能。如在乎级或不相隶属的单位之间,需要告知有关事项,不宜使用“通知”行文时,可用商务公函。那么下面找法网小编为大家来介绍一下有关撰写商务公函的注意事项。

  一、公函的格式与要求

  公函是平行文。在写作时,一般包括四大部分:标题、行文对象、正文、落款。

  1.标题一般采用公文规范标题法,即标题由发函机关、事由、受函机关和文种组成。也有的只有事由和文种。

  2.行文对象是指公函受文者,写在事由之下的第一行左边,顶袼,后面加冒号。

  3.正文是公函的内容即事项,是发函者要告诉对方的具体事情,由三部分组成,即发函因由,发函事项以及结语等,事项部分基本上是叙述和说明的方法,如有要求部分则要根据行文内容来安排,不可过多。结语多使用“特此复函”。

  4.落款。包括发函单位的名称和主要负责人的签名以及日期。

  二、撰写注意事项

  (一)函的主旨要集中

  一般要求一函一事,当然也可写出此“事”的几个方面,但函件宜短不宜长。去函要有鲜明的目的性,复函要有明确的针对性,不要把一些不相关或离题较远的事写进去,显得主旨不突出。

  (二)行文要开宗明义

  函件来往都要开门见山,直陈其事。开头要注意礼貌用语,但也要摒弃不必要的客套、无须讲的道理、空洞无味的套话。表达要简洁明快,直奔主题。

  (三)语言要有分寸感

  函件应注意措辞,语气要委婉、平和、恳切、分寸得当,不可强人所难,既要符合本机关职权身份,又要尊重对方,讲究礼节,忌用指令性语言。

  综上所述,商务公函是用来商洽工作、联系业务,询问和答复有关具体实际问题的一种公文,无论是在写作的格式上,还是在公函的内容上,都有需要注意的。希望找法网小编的这篇文章,能对大家有所帮助。

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